Comment un logiciel de GMAO vous aide dans vos activités de maintenance ?
Si vous êtes un vétéran de la maintenance et que vous avez vu notre secteur évoluer au fil des ans, vous vous souvenez probablement d’une époque où le service de maintenance était largement invisible. Votre numéro de téléphone était en numérotation rapide, mais ce que faisait votre équipe semblait quelque peu mystérieux pour les autres départements.
Ce n’est plus le cas pour de nombreux responsables de la maintenance. Notre environnement de maintenance moderne apporte de nouveaux défis, notamment la nécessité de documenter de manière cohérente les activités de maintenance et d’être plus transparent pour nos utilisateurs finaux.
De la comptabilité à la conformité et des ressources humaines aux achats, votre téléphone sonne maintenant avec plus que de simples demandes de réparation. Ces appels demandent des informations détaillées et précises sur ce qui a un impact sur la productivité, la rentabilité, les performances et les opérations.
Automatisez la documentation de la maintenance
Aujourd’hui, le responsable de la maintenance doit constamment recueillir des informations sur la maintenance et en rendre compte aux responsables et aux autres services. Cela prend du temps. Et le temps est généralement compté dans le service de maintenance.
La solution ? Automatisez votre documentation de maintenance avec un logiciel de GMAO.
L’un des principaux avantages du logiciel de GMAO Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur – est que vous pouvez documenter tout ce qui concerne la maintenance dans un seul système. Cela commence par le bon de travail, qui enregistre automatiquement le temps de travail, le coût des pièces et des stocks, l’historique des actifs et d’autres informations clés pour chaque tâche effectuée par votre équipe de maintenance.
Concentrez-vous sur les principaux actifs techniques maintenus par votre équipe
Prenez 10 minutes et notez vos 10 à 20 principaux actifs techniques. Pensez à ceux auxquels votre équipe consacre le plus de temps ou d’argent, et à ceux qui sont les plus critiques pour le succès de votre entreprise. Ensuite, pour chaque actif, configurez le calendrier de maintenance dans votre logiciel de GMAO. Dites à votre équipe qu’il est désormais obligatoire d’enregistrer dans votre GMAO toutes les opérations de maintenance et de réparation de ces biens essentiels. Et dites-leur que vous vérifierez que cela a été fait.
Créez des rapports de maintenance
Une fois que vous avez automatisé la collecte des données de maintenance, vous pouvez utiliser ces données de multiples façons. Les outils de reporting des logiciels de GMAO permettent aux responsables de la maintenance de produire rapidement des rapports d’état et des documents donnant des détails, des graphiques ou des résumés des travaux de maintenance.
Voici quelques exemples d’activités de maintenance que vous pouvez documenter et sur lesquelles vous pouvez produire des rapports avec un logiciel de GMAO :
- Coûts de la main-d’œuvre, y compris les heures supplémentaires et/ou le travail externalisé
- La rotation et les coûts des stocks
- Programmes d’inspection
- Documentation sur les garanties
- Informations sur les achats et les fournisseurs
- Procédures de conformité
- Tâches d’assurance qualité
- Soutien aux audits réglementaires
Fournissez un feedback régulier et cohérent
Créez un rapport dans votre GMAO qui vous indique quand et si les entretiens et les réparations de vos actifs clés sont effectués. Vérifiez-le chaque semaine et faites un suivi auprès des membres de votre équipe en les félicitant s’ils les effectuent correctement, ou en leur envoyant des rappels et des corrections s’ils ne le font pas. Affichez les rapports dans un endroit public. Il est impératif que vous le fassiez régulièrement et que vous leur fassiez savoir que vous vérifiez. Une fois que vous aurez prouvé que c’est important pour vous, cela le deviendra pour eux. Et les conversations sur le retour d’information vous donneront l’occasion d’affiner et d’améliorer la façon dont vous utilisez la GMAO.
Ajoutez lentement plus d’actifs à votre GMAO
Répétez simplement l’étape 1 avec 10 à 20 équipements supplémentaires. Sur une période relativement courte, ce qui était nouveau et effrayant deviendra une routine pour tous les biens que vous souhaitez suivre dans votre GMAO.
Intégrez les systèmes
Un logiciel de GMAO cloud partage facilement les données avec les départements des achats, des ressources humaines et de l’administration. De plus, il fonctionne dans les deux sens, de sorte que la GMAO collecte également des données clés. Fini le temps passé sur la paperasse…
Choisissez la mobilité
La maintenance ne se fait pas au bureau. L’équipe de maintenance ainsi que celle de production souhaitent utiliser des smartphones et des tablettes pour signaler les problèmes dès qu’ils les trouvent et capturer les données lorsqu’ils travaillent sur le terrain
Pour conclure
En gardant les choses simples, vous serez surpris de voir comment un projet apparemment intimidant se transforme en une mise en œuvre réussie. Gérer la maintenance à l’aide d’une GMAO cloud, mobile et web est le moyen le plus rapide d’obtenir une visibilité sur vos opérations, de voir où il est possible d’apporter des améliorations et de savoir où vous dépensez votre argent. En un rien de temps, vous serez sur le point d’atteindre les grands objectifs du logiciel de GMAO : réduire les pannes et les urgences et augmenter la durée de vie utile de vos actifs.
Tout comme le logiciel de GMAO rend votre équipe de maintenance plus efficace dans son travail, il aide les responsables de la maintenance à rendre compte plus efficacement de ce que fait leur équipe. Cela s’avère de plus en plus utile sur le lieu de travail actuel, où l’on demande souvent à l’équipe de maintenance de faire plus avec des ressources limitées.